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Back-Office ACSTBAdhérents · cotisations · communication

Accès sécurisé
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Adhérents
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Encaissé
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En attente
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Chèques impayés

À traiter

Les situations qui demandent une action.

Remise de chèques en banque ·

Les chèques à déposer ce mois-ci (par date d'échéance).
Tous En attente À jour Enfants Adultes Bénévoles Pièces manquantes Prêt pour licence

Suivi des cotisations & chèques

Moyen de paiement, statut, échéances des chèques.

Bureau en ligne

Qui travaille en ce moment, et le fil du bureau.
Connexion...

Reçu de paiement

Éditer et envoyer un reçu numéroté, sans passer par la fiche.
Une copie part automatiquement à la présidente et au bureau.

Message à un adhérent

Relance, chèque impayé, événement... Généré et personnalisé.

Info parents · en 1 clic

Un message à tous les parents, selon le moment de la saison.

Bénévoles · en 1 clic

Repas, Trois-Bassinoise, postes de signaleurs, réunions.

Anomalies

Ce que les données disent et que personne ne regarde. Onze contrôles, relancés à chaque ouverture.

Bienvenue dans ton Back-Office, Nicaise

Je t'ai préparé ce petit mode d'emploi pour que tu sois autonome. C'est simple, promis. · Jérôme

Ce back-office, c'est ton cahier des adhérents en version numérique : la liste, les cotisations, les chèques à déposer, et les messages tout prêts. Tu peux tout consulter, modifier, supprimer et sauvegarder. Rien n'est cassable : en cas de doute, clique sur Sauvegarde d'abord, tu auras toujours une copie.

Les 4 onglets, en un coup d'œil

Tableau de bord
Ta page d'accueil. Tu vois d'un coup : le nombre d'adhérents, ce qui est encaissé, ce qui reste en attente, et les chèques impayés. Juste en dessous, les situations à régler et la liste des chèques à déposer ce mois-ci. Les nouvelles inscriptions arrivées par internet s'affichent en haut, encadrées en orange.
Adhérents
La liste complète. Tu peux chercher par nom, numéro de licence ou téléphone, et filtrer (en attente, à jour, enfants, adultes, bénévoles). Clique sur Fiche pour tout voir et tout modifier.
Cotisations & chèques
Le détail des paiements : qui a réglé, comment, et le suivi de chaque chèque avec sa date d'échéance.
Communication
Les messages tout prêts (relance, chèque impayé, bienvenue, événement...) déjà signés à ton nom. Tu choisis l'adhérent, la situation, et tu envoies par WhatsApp ou email en un clic. À droite, un message groupé à tous les parents.

Comment je fais pour...

Traiter une nouvelle inscription ?
Elle apparaît en orange sur le Tableau de bord. Clique sur Fiche pour vérifier le bulletin et le certificat, puis Valider + licence : tu tapes le numéro de licence FFA (ou tu laisses vide si tu ne l'as pas encore) et c'est classé.
Voir ou modifier une fiche ?
Onglet Adhérents → bouton Fiche. Dans la fiche, le bouton Modifier rend tous les champs modifiables (téléphone, email, cotisation, licence...). Tu changes ce que tu veux et tu cliques Enregistrer.
Marquer un chèque encaissé, en attente ou impayé ?
Dans la fiche, chaque chèque a trois petits boutons. Un clic sur Encaissé, En attente ou Impayé met à jour tout de suite (le tableau de bord et la remise du mois se recalculent seuls).
Envoyer une relance ?
Sur le Tableau de bord, à côté de chaque situation, un bouton Message / Relance. Ça t'amène direct au bon message, déjà rédigé et signé à ton nom. Tu relis, tu envoies par WhatsApp ou email.
Sortir la liste pour la banque ou le bureau ?
Onglet Adhérents → Export Excel ou Export PDF. Pour la banque, sur le Tableau de bord : Exporter la liste de remise (PDF).
Archiver ou supprimer un adhérent ?
Dans la fiche : Archiver le met de côté (fin de saison, il quitte le club) sans le perdre. Supprimer l'efface définitivement (une confirmation te sera demandée). Dans les deux cas, pense à Sauvegarde avant.

Sauvegarde · ta copie de sécurité

Le bouton Sauvegarde (onglet Adhérents) télécharge sur ton ordinateur un fichier avec toute la liste. Garde-le dans un dossier « ACSTB », ça te fait une copie datée. Le serveur en garde aussi une automatiquement à chaque changement · tu es tranquille.

Une question, un besoin en plus ? Tu m'appelles, on l'ajoute. Ce back-office est fait pour te simplifier la vie, pas l'inverse.